گذری بر روابط عمومی کانون وکلا

 

 

1111

 

 

از آنجائیکه مطالعات و تجربه نشان داده روابط عمومی کانون وکلای مرکز که آیینه و تابلوی این نهاد کهن است می تواند نقش موثر و تعیین کننده ای در نفوذ کانون اولاً:‌در مخاطبین داخلی اعم از مدیران و اعضای آن و ثانیا: در مخاطبین خارجی و بطن جامعه داشته باشد و از طرفی قویترین حمایت برای هر تشکیلات ابتدائاً اتحاد درونی و متعاقبا توجه و همراهی جامعه می باشد که این مهم صرفا از طریق روابط عمومی بواسطه آسیب شناسی و جذب مخاطب متبلور می شود از اینرو برنامه ای مختصر برای روابط عمومی کانون تنظیم و تقدیم ریاست محترم کانون گردیده است :

مقدمه :

کانون وکلای دادگستری مانند هر سازمان و تشکیلاتی برای رسیدن به اهداف و حفظ حیات خود نیاز به تعامل با مخاطبین در درون و خارج از نهاد دارد ، تفاهم با مخاطبین و درک متقابل، نقش بسزایی در ساماندهی و بهبود رویه ها، رفع نواقص و تقویت ارکان تاثیر گذار و مفید کانون دارد.

اموری همچون مخاطب شناسی ،‌شناخت افکار عمومی،‌سنجش میزان و تاثیر انتشار پیام و اخبار ، بازتاب اخبار و پیامها و چیدمان   و تدوین برنامه های مرتبط ، از وظایف اصلی حوزه روابط عمومی هر نهاد می باشد .

اهداف ، وظایف و برنامه ها:

آنچه که باید مورد توجه واقع شود بررسی اهداف روابط عمومی و سپس بیان وظایف آن حوزه است .

– اهداف:

پروسه برنامه ریزی با شناسایی وضعیت موجود آغاز و با تشخیص و تبیین اهداف و راهکارهای دستیابی به آنها ادامه می یابد.لذا ابتدائا نیازمند شناسایی وضع موجود و تهیه ابزار لازم می باشیم که از مهمترین ملزومات ، اختیارات کافی و بودجه می باشد .

– اختیارات مورد نیاز:

۱- هماهنگی کامل سایر کمیسیونها با روابط عمومی جهت انعکاس اخبار در سایت کانون به منظور تقویت محتوای سایت .

۲ – هماهنگی کامل ارکان مختلف اداری کانون به منظور اجرای نظامات حرفه ای مرتبط و حفظ شأن وکلا در مراجعه به واحدهای اداری.

۳- تدوین و انتشار خبر نامه  کانون ، کتاب اسامی وکلا و تقویم ،با نظر روابط عمومی .

۴- اختیار برگزاری کلیه مراسم اعم از تجلیل و تقدیر و مصاحبه و جلسات و نشستها بصورت خصوصی یا عمومی و یا داخلی و خارجی با مسئولین و انعکاس خبر ، به منظور پرهیز از مخدوش شدن شأن والای کانون وکلا و اجتناب از دوگانگی و تعارض در بخش اخبار و اطلاع رسانی .

۴- برگزاری مراسم تحلیف و جشنهای دائمی کانون و هماهنگی با سایر کمیسیونها و مسئولین داخلی کانون وکلا به نحوی که تداخل اقدامات موجب بی نظمی و نزول کیفیت کار نشود.

۵- تخصیص بودجه برای روابط عمومی و اختیار صرف هزینه در امور مهم منجمله هدایا برای گروههای خبری و غیره با نظر ریاست کانون.

۶- اعطای اختیار مکاتبه با ارکان داخلی کانون، روابط عمومی اسکودا و سایر کانونها، روابط عمومی نهادها و سازمانهای مختلف دولتی و غیر دولتی .

۷- هماهنگی و برگزاری جلسات خبری ضروری با حضور اشخاص موثر خارج از کانون و ریاست و اعضای محترم هیات مدیره .

۸- اختیار تشکیل کارگروه یا کمیته تشریفات برای مراسم و مجالس مختلف .

– وظایف:

یکی از وظایف خطیر روابط عمومی در هر نهاد و تشکیلات ، داشتن شناخت علمی و عملی از ساختار عملکرد و اهداف عالیه مجموعه و شناخت نقاط قوت و ضعف آن است . برنامه روابط عمومی باید به گونه ای تدوین گردد که شناخت همه جانبه و تاثیرگذار به مجموع مخاطبان ، اعم از درون کانون ، از جمله مدیران کانون مرکز، اعضای کانون( وکلای محترم )، پرسنل محترم و برون کانون همچون قوای سه گانه، نهادهای دولتی ، و سایل ارتباط جمعی ‌، خبر نگاران و …، منتقل گردد.

وظایف و برنامه های کلی:

– اجرای سیاست های اطلاع رسانی کانون

– پاسخگویی به ابهامات در اطلاع رسانی و عملکرد

– تهیه و اجرای طرحهای تبلیغاتی

– اجرای مناسب مراسم ها و جلسات

– نظارت بر انتشارات و نشریات کانون و ارائه راهکارهای تقویت آنها با جلب نظر متخصصین

– مدیریت پایگاه اطلاع رسانی الکترونیک کانون

– همکاری و ارتباط با رسانه های اجتماعی جهت انعکاس مناسب اخبار عملکرد کانون بویژه حوزه خدمات اجتماعی مانند اداره معاضدت

– افکارسنجی عمومی و درون سازمانی

– تعامل با روابط عمومی ارگانهای خارجی به ویژه قوه قضاییه و دادگستری استان تهران

– جمع آوری نظرات جامعه وکلا و اعمال پیشنهادات مفید و کارآمد

– پیگیری جهت ثبت روز وکیل در تقویم رسمی کشور

– تشکیل کارگروه تخصصی در امور مختلف مرتبط

– جذب متخصص در امور روابط عمومی و بهره مندی از نظریات کارشناسان امر

لیست برنامه های تخصصی :

۱- معرفی کانون وکلا

از جمله طراحی و چاپ پوستر و ابزار تبلیغاتی ، تهیه و تکثیر فیلمی جهت معرفی کانون وکلا،‌ارتباط با رسانه های اجتماعی بویژه خبرنگاران و سازمان صدا وسیما، تهیه کنندگان فیلم

۲- برگزاری نشستها

– برگزاری مجمع عمومی دوره ای کانون با حضور وکلای دادگستری جهت ارائه گزارش عملکرد هیات مدیره کانون وکلای مرکز

– برگزاری جلسات ویژه برای کار آموزان و دریافت انتقادات و نظرات ایشان

– برگزاری گردهمایی برای کارکنان و برقراری نظام تشویق

– برگزاری نشستهای خبری دوره ای و فوری در موارد لزوم

– برگزاری گرد همایی به منظور تبادل افکار مدیران کانون مرکز ودیگر کانونها ایضا وکلای محترم دادگستری

– برگزاری نشستهای ارتباطی با مدیران رسانه های اجتماعی بویژه صدا و سیما

– برگزاری گردهمایی به منظور تجلیل از پیشکسوتان ، وکلای محترم جانباز جنگ تحمیلی و زحمتکشان صنفی

۳- روابط عمومی الکترونیک

– تقویت سیستمهای پاسخگویی الکترونیک مانند sms center

– تهیه فیلم ، عکس یا … و قراردادن آن روی CD و DVD و توزیع آن بین مخاطبین

– برقراری ونصب اینترنت برای ساختمان کانون به منظور بهره مندی وکلای محترم که برای امورات مختلف از جمله ابطال تمبر و یا کارهای اداری منتظر می مانند

– راه اندازی خبرنامه مجازی

– ایجاد تالارهای گفتگو

– مدیریت وبسایت

– ورود اطلاعات بروز در سایت و کنترل محتوی آن جهت برقراری تعامل دو سویه با مخاطب

– دریافت انتقادها و پیشنهادات رویه ها و مکانیزم های اطلاع رسانی

– بحث تکریم مراجعین و تعیین مکانیزم های الکترونیکی برای پیگیری امور آنان

– ارائه گزارش دوره ای و تحلیلی به صورت الکترونیکی

۴- آموزش کارمندان محترم کانون:

برگزاری دوره کوتاه مدت تخصصی برای کارکنان با حضور اساتید حوزه مربوطه در امور اداری ، رفتاری و مدیریت و نمایش عملکرد مجموعه های موفق مشابه به منظور ارتقای رفتار سازمانی و اداری کانون.

۵- تغییر و تحول فیزیکی در ظواهر ساختمان در نقاط مختلف

از آنجاییکه با روند رو به رشد معماری و دیزاین، شکل ظاهری محل هر تشکیلاتی هم برای مخاطبین و مراجعین درونی ونیز برای مراجعین بیرونی از جمله میهمانان ویژه ، چشمگیر و حائز اهمیت است برخی ضرورتهادر تغییر دکوراسیون داخلی کانون لازم و ضروری است، از جمله به جای تابلوهای اطلاعات طبقه همکف که بسیار سنتی و قدیمی است مونیتورهای الکترونیک باید جایگزین شود، مثال دیگر ظاهر اطاق هیات مدیره محترم است که یکطرف طول آن همچون گلخانه با پوشش سنگ بی کیفیت و بد ظاهر است و طرف دیگر آن سراسر شیشه و پنجره بدون پوشش است .

نمونه دیگر ، لزوم استقرار واحد اطلاعات و گیت ورودی برای مراجعین کانون و…

۶- تغییر و توسعه تجهیزات

– تقویت سیستم تلفن گویا

– دستگاههای تکثیر CD ، پرینتر رنگی ، کامپیوتر مجهز با حافظه بالا

– مانیتور با رزولوشن مناسب و راه اندازی ابزارهای کاربردی مدیا برای بهره گیری وکلا

– شبکه وایرلس با پهنای باند مناسب ارتباطی

۷- تغییر رویه ها :

ایجاد رویه های ثابت در برخی امور اجرایی و مستند سازی آن ، بطور مثال یک رویه و برنامه ثابت برای مراسمهای تحلیف یا جشن استقلال که دائما و مستمر جریان دارد تبیین شود تا در برگزاری اینگونه مراسمها نیازمند مطالعه و اقدامات مجدد و صرف وقت و نیرو نباشد.

در نهایت لازم به ذکر است که اعتلای کانون وکلای مرکز و نیل به اهداف عالیه که تقید به آن از وظایف انکار ناپذیر هر وکیل دادگستری است بطور قطع باید مدنظر متصدیان حوزه روابط عمومی صرفنظر از هر گونه گرایش و نگرش جهت دار باشد . امید است با همت و درایت والای مدیران قابل و دلسوز کانون ، امکان روشن نمودن چراغی خاموش و مغفول که نور آن در بر گیرنده تمامیت نهاد کانون وکلا است و منور شدنش موثر در تمامی روابط داخلی و خارجی خواهد بود، فراهم شود و با همدلی و همبستگی گامی قوی و بلند در این مهم برداشته شود.

 

   محمد شیوائی وکیل دادگستری

درباره نویسنده

یک نظر

  1. درود بسیار برنامه مفید و منظمی است.امید که الباقی کمیسیون ها نیز برنامه های تعریف شده خود را ارائه نمایند.

دادن پاسخ به ن ج لغو پاسخ

ایمیلتان منتشر نمیشوذفیلدهای الزامی علامت دار شده اند *

*

*

شما می‌توانید از این دستورات HTML استفاده کنید: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

رفتن به بالا